経理DXを税理士の視点で設計し業務フローを根本から見直す手順

自動化に向いている定型業務

RPAは、手順が固定されていて人の判断が入りにくい作業に適しているとされています。経理業務の中でも、代表的な領域として次のものがあります。

データの転記と入力

複数のシステムから売上データを集めて会計システムへ転記する作業や、決まった形式に沿った仕訳入力は、自動化しやすい業務です。手作業で繰り返していた転記をなくすことで、入力ミスの防止にもつながります。

照合とチェック

銀行明細と売掛金を突き合わせる入金消込や、経費精算における規程違反や計算ミスの検出など、ルールが明確な照合作業も自動化に向いています。目視では見落としやすい差異も一定の基準で確認できるため、チェック作業の負担を軽減できます。

導入前に業務フローを整える

RPAの活用によって作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できますが、業務フローが整理されないまま自動化すると、属人化した手順をそのまま固定するおそれがあります。まずは現在の業務を棚卸しして手順を見える化し、税務上の要件を満たす形で標準化したうえで自動化の範囲を決めることが大切です。業務設計が整ってこそ、ツールは安定して機能し、長期的なコスト削減にもつながります。

現状の業務を棚卸しして見える化する

最初に取り組むべきは、経理業務の実態を洗い出す作業です。

業務の洗い出しと記録

経理部門のすべての業務を時系列でリストアップし、各業務の内容、フロー、所要時間を詳細に記録します。月次決算のフローを可視化すると、不必要な作業や重複したプロセスが浮かび上がり、どこから着手すべきかが明確になります。

課題の特定

可視化したデータをもとに、自社の課題を整理します。特定の担当者しか処理できない属人化した業務や、手戻りの多い工程は、優先的に改善すべき対象になります。

標準化してから自動化を組み込む

課題が明確になったら、誰が見ても同じ手順で進められるよう業務を標準化します。手順をマニュアルとして整え、入力フォーマットを統一しておくことで、担当者が変わっても品質を維持できる体制が整います。この標準化を済ませてからデジタルツールを組み込むことが、効率化を確実に進める順序です。標準化を飛ばして自動化を進めると、非効率な手順が残ったままになるため注意が必要です。

税務要件との整合を確認する

業務フローを設計し直す際は、税務上の要件を満たしているかどうかの確認が欠かせません。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応など、制度面の要件を組み込んだうえでフローを固めることで、効率化と適正な処理を同時に実現できます。設計段階で制度との整合を取っておけば、運用が始まってからの手戻りも防げます。

費用構造の変化を把握する

システム移行を検討する際は、発生する費用と削減できる費用を分けて整理することが大切です。

発生する費用

システム導入費用や初期設定費用に加え、月額利用料や保守費用といった運用コストが継続的に発生します。これらを見落とすと、想定していた削減効果が得られない場合があります。

削減できる費用

紙の保管や郵送にかかる経費、再入力や転記に費やしていた人件費を削減できます。請求書の検索や月次決算の集計といった作業時間が短縮されることで、残業の抑制にもつながります。

効果の大きい業務から着手する

間接部門のコスト削減を確実に進めるには、削減効果の大きい業務から優先的にシステム移行を進める方法が有効です。作業量が多く繰り返しの多い業務ほど、デジタル化による効果が表れやすくなります。発生する費用を業務時間の削減効果と比較し、回収できる見込みを確認したうえで対象を選ぶことが、過不足のない投資につながります。

税務要件を満たした移行を前提にする

費用面の改善だけを優先すると、制度への対応が後回しになりやすくなります。電子帳簿保存法などの要件を満たす形で業務フローを設計し直し、その前提のもとでシステム移行を進めることで、適正な処理を保ちながら間接部門のコスト削減を実現できます。移行の段階で制度面を織り込んでおくと、稼働後に処理をやり直す負担も避けられます。